高等学校颁发的学历证书，应在学信网上进行学历证书电子注册。学历注册证书分毕业证书和结业证书两种。
（1）根据北京市教委规定的报库时间，大约每年1月、3月、7月、9月，学院向研究生院上报毕结业名单。
（2）研究生院审核学院报表的合法性、完整性，特别是学生基本信息、结果意见、经办人签字、主管领导签字、盖公章等。
（3）研究生院开展名单核查，将学院上报的毕业名单与答辩资格审核通过名单、博士论文盲评通过名单（硕士论文抽查覆盖名单）、学位办批准答辩名单、系统中答辩通过的名单进行核对，一致的才能通过。
（4）研究生院根据核查通过的名单在教育部学信网上进行毕业电子注册，同时保证教育部学信网上毕业电子注册内容与学生毕业证书内容一致。
（5）毕业电子注册完成后，研究生院对注册情况组织稽查，同时保证学生毕业信息能在教育部学信网上查询。
（6）学生的学历注册能在网上查询后，研究生院将不再受理学生信息变更事宜。注册信息确有错误的，须经省级教育行政部门审核确认后方可修改。
（7）补办学生学历书由学校档案馆具体负责，具体见校发字[2003]95号文。
3.1 学业结束时如何发放学历证书？
研究生学业结束时，根据学业完成的情况可能会发给毕业证、结业证或肄业证，这些都是学历证书。极个别情况也有不发给学历证书而发给学习证明的。不论哪种学历证书，都是注册研究生在完成相应的学业之后所获得的一种资历证明，因此学历证书的发放必须事先经过校长批准，或理解为必须由校长签发。由于每届毕业研究生数量众多，因此不能采用单件随时受理的方式报批，只能采用成批集中受理的方式报批。特别提醒你的是：如果你想在学位论文答辩通过后立即到工作单位报到上班，请注意安排好你的答辩时间，务必保证在学校规定的答辩截止时间之前通过学位论文答辩，否则你的学历证书可能要等到下一次集中受理报批。
研究生的录取类别有非定向、自筹、定向、委托培养等，因此学历证书的发放形式也不一样。非定向和自筹研究生一般是所在学院集中领取之后直接发放到研究生本人手中，定向和委托培养研究生一般应函寄到定向单位或委托培养单位。
3.2研究生有结业证换毕业证的规定吗？
在规定修业年限内没有达到毕业条件但符合结业条件的研究生，有可能在结业之后回学校进行学位论文答辩，如果答辩通过，可以换发毕业证书。但必须提醒你的是：并不是所有结业研究生都有资格回校进行学位论文答辩。如果你在规定修业期满时只达到结业条件但希望今后能换发毕业证，请你一定要详细阅读《规定》第三十六条，如果你不符合这些规定，就不能回学校答辩和换发毕业证。
如果在规定修业年限内连结业条件都没有达到，那就只能肄业。不论因为哪种原因肄业，都不能回校进行学位论文答辩了，当然也不可能换发毕业证。
